איך להגדיר את המחשב שלך כדי לנהל משרד כמו מקצוען – בלי כאבי ראש
ניהול משרד זה לא פשוט! אם אתם כמוני, יש לכם את היכולת לארגן פגישות, לקבוע תאריכים חשובים, ולמלא את הרשימה הממוחשבת שלכם בפעולות שכוללות פתיחת קבצים "רק רגע" שנשארים פתוחים עד שתשכחו על מה מדובר. אם רוצים להצליח בניהול משרד, חשוב להבין שהמחשב שלכם הוא השותף הכי טוב שלכם. ובכן, אנחנו כאן כדי לתקן את המצב ולדאוג לחוויית המחשב שלכם.
1. שלב ראשון: תחליף מערכת הפעלה? לא, תתאים אותה!
יש אנשים שחושבים שמערכת הפעלה הם כמו בגדים – אם לא מתאימים לך, פשוט קונים חדשים. אבל כמה פעמים ששמעתם על עכבר לא נוח? צאו מזה! במקום להיכנס לאינטרנט ולחפש את הגרסה הבאה של מערכת ההפעלה שלכם, פשוט הגדרו היטב את מה שכבר יש.
בואו נדבר על ממשקים: בואו למשרד הווירטואלי
- מקצרי דרך: בנו קיצורי דרך לכל הפעולות שאתם עושים הרבה. מקיצורי הקיצורים שנמצאים למעלה בשולחן העבודה ועד לפתיחת קבצים בפרק זמן מינימלי.
- חיפוש מהיר: הכינו חשבון חיפוש מהיר שבו אתם יכולים לאתר כמעט כל מסמך ברגע, במקום לחפש עד שהמוח ייכנס למצב "אין דרך חזרה".
- ווידג'טים: לנצל את התוכנות הסטנדרטיות שיש לכם בהרשאות. הרבה פעמים הדברים שקיימים כבר מספיק טובים.
2. שלי, שלך, שלנו – אורזים את התוכנות
אם המחשב שלכם כמו חנות תקליטים משומשים – זה הזמן לשדרגו. אי לכך, כשתהפכו את המקום שלכם למשרד, חשבו על כך שכל תוכנה היא כמו הסופרמרקט של הכלים שהמשרד זקוק להם. תפריט נגיש ופשוט – זה מה שיגרום לכם לחיות אוכל בריא של תפקוד.
תוכנות לניהול זמן
- יישומים לניהול פרויקטים: Z, Trello, Asana – לא משנה מה – גררו את הקטנות שלכם וחישבו על הדרך ליצור הישגים מעניינים.
- מצב ברירת מחדל! בחרו את התוכנות הכי טובות שקיימות בשוק – למה להתעכב על הישן כאשר החדש מציע יתרונות?
- ענן זה השם של המשחק: התמקדו בתוכנות שמציעות פתרונות בענן. לא תרצו לספוג את המידע בבעיות גישה.
3. למה כדאי לשמור על סודיות הקבצים? כי ידועות הן כחוטפות מידע!
אוקי, בעצם אתם לא הולכים להיות מרגלים, אבל זה לא אומר שאי אפשר לחיות חיים בטוחים יותר עם המידע שלכם – זה עשוי לכלול גם דוקו רגישות לא פחות מאשר דוקו קומדי.
כיצד להגן על המידע האישי במחשב שלכם
- קוד קצר ומשעשע: קוד פשוט הוא קוד משעשע. רק שאז הוא הגיע לרשתות החברתיות מאוד מהר.
- שכפול של מידע: לאחר כל שבוע, תיזכירו לעצמכם את המשימה של גיבוי הקבצים! תבקשו מהמחשב שלכם לתת לכם יותר אנרגיה.
- תוכנות הגנה: אל תתפשרו על לוח ההגנה שלכם. כל טעות לא תסולח במשרד.
4. האם המחשב שלכם גנב לכם את המרץ? זה הזמן לחבוש כובע חוקר!
לא מובן מאליו שבעצם אנחנו מבלים עם המחשב המון שעות, אבל מה קורה כאשר הוא מתחיל לעשות מה שהוא רוצה? אם המחשב שלכם פתאום יתחיל להרגיש כמו קרמבו במיקרוגל, אתם זקוקים לעזרה.
מה לעשות כשמתחילים להרגיש שדברים לא ככה?
- הגדרות טמפרטורה: מחשב שלכם צריך לשמור על קור. במקביל, להרגיש באושר הוא גם חשוב.
- תקלות שלא במפתיע: פשוט עבדו עם מנהלי מערכת אם אתם רואים שדברים לא נראים טוב. תמיד טוב להיות חיצוניים.
- פתרונות مشکل: ימים גדולים כל כך בדיוק מתחילים עם שינוייהם!
5. האם המילה “סיים” נעלמה מגזיריכם?
אני מאלו שמכל העבודה שיש לי מחפש דרכים להיסלל את הדרך לסיים את זה בצורה הנכונה. לא תמיד זה הולך, ורבים מאיתנו יכולים להרגיש את הכאב הזה של “איפה נעלם הזמן?” זה הזמן לברר שוב – האם יש פתרון?
יש לכם תוכנה לניהול זמן?
- ספירת תוצאות: הכינו לעצמכם רשימה ברורה ללמוד מהספירה, ואחר כך – מדוע לא להציע לעצמכם פרסים?
- שהות התעסקות: שימו לב שתמיד טוב להעדיף להעסיק את עצמכם עם הדבר החשוב.
- דיוק בפרויקטים: לסיים דברים Inflated, אבל לא לשכוח לחדד את הרצפה שלכם מדי פעם.
סיום: חיבור עם המחשב שלכם הוא כמו מולטי-טאסקינג מקצועי
אז הנה, חברים! החנינו הכל מרקע לניהול עדכון כדי להפעיל את המחשב כמו מומחה. אל תתביישו לתמרן את כל ה